E defter kontrolü nasıl yapılır?
E-defter Kontrolü: Hem Kolaylaştıran Hem Kafa Karıştıran Detaylar
E-defter kullanıyorsun ve acaba doğru mu yapıyorum, eksik bir şey var mı diye kafanda soru işaretleri dolaşıyor değil mi? Merak etme, bu duyguyu bilenlerdenim. Yıllardır bu işin içindeyim ve deneyimlerime göre e-defter kontrolü dediğin şey, aslında birkaç anahtar noktaya odaklanınca çok da göz korkutucu değil.
- Berat Albümü Kontrolü: En Önemli Adım
Öncelikle, en temel ve en kritik adım berat albümünün eksiksiz olup olmadığını kontrol etmek. Mali Mühür/Yetkilendirilmiş Sertifika ile berat albümüne eriştiğinde, ilgili döneme ait tüm e-defterlerin (yevmiye ve kebir) beratlarının orada olması gerekiyor. Buradaki mantık basit: Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) gönderdiğin her bir e-defter dosyası için bir berat dosyası oluşur. Eğer bir e-defter dosyasını gönderdiysen ama beratını göremiyorsan, bu bir sorun işareti.
Pratik İpucu: Berat albümüne baktığında sayıyı baz al. Örneğin, o ay 20 tane yevmiye defteri kestiysen, berat albümünde de en az 20 tane yevmiye defteri beratı görmelisin. Kebir defterleri için de durum aynı. Gönderilmeyen veya gönderilip de beratı olmayan defterler, ileride incelemelerde karşına çıkarak seni zor durumda bırakabilir.
- GİB Portal Kayıtları ve Uyumlu mu?
Bir diğer önemli konu, e-defterlerinizin GİB'in E-Defter Portalında nasıl göründüğü. Sistem şöyle işliyor: Sen e-defterlerini oluşturup GİB'e gönderiyorsun. GİB de bunları kendi sistemine kaydediyor. İşte tam burada, senin oluşturduğun defterlerle GİB portalındaki kayıtların birebir uyumlu olması gerekiyor.
Nasıl Kontrol Edilir?
- GİB'in E-Defter Portalına mali mühürünle giriş yap.
- İlgili dönemi seçerek gönderdiğin e-defter kayıtlarını görüntüle.
- Buradaki kayıtların, kendi muhasebe programındaki yevmiye ve kebir defterlerinin listesiyle aynı olup olmadığını kontrol et.
- Özellikle defterlerin açılış ve kapanış tasdiklerinin doğru tarihlerde yapılıp yapılmadığını da bu portal üzerinden görebilirsin. Bir e-defterin açılış tasdiki 2023 yılı için en geç 2023 Ocak ayı sonuna kadar yapılmalıydı (yeni kurulan şirketler için istisnalar olabilir). Kapanış tasdiki de ilgili takvim yılı bitimini takip eden 3 ay içinde, yani 2023 için 31 Mart 2024'e kadar tamamlanmalıydı.
- Vergi Denetimi ve GİB Bildirimleri
Son olarak, vergi denetimleri ve GİB'den gelen bildirimlere dikkat etmek gerekiyor. Denetimler sırasında ilk bakılacak yerlerden biri, senin elektronik defter kayıtlarının doğruluğu ve tutarlılığıdır.
Deneyimlerime Göre:
- Dönemsel Kontroller: Ay sonunda veya çeyrek sonunda, hem kendi sistemindeki defterleri hem de GİB portalındaki kayıtları gözden geçirmek iyi bir alışkanlık. Bu, olası hataları hemen tespit etmeni sağlar.
- İnceleme Uyarıları: Bazen GİB, kayıtlarında bir tutarsızlık veya eksiklik gördüğünde sana bildirimde bulunabilir. Bu bildirimleri dikkate almalı ve gereğini yapmalısın. Örneğin, bir KDV beyannamesindeki tutarla e-defterindeki ilgili ayın toplam cirosunun farklı olması gibi durumlar uyarıya sebep olabilir.
- Vergi Dairesiyle İletişim: Şüphe duyduğun veya emin olamadığın konularda doğrudan vergi dairenle iletişime geçmek en doğrusudur. Onlar sana en doğru bilgiyi vereceklerdir.
Özetle, e-defter kontrolü dediğimiz şey, bir nevi dijital defterlerinizi GİB'in sistemine göre de doğrulamak anlamına geliyor. Berat albümünü sağlam tutmak, GİB portalındaki kayıtlarla kendi sistemini uyumlu hale getirmek ve olası denetimlere karşı hazırlıklı olmak, işini çok kolaylaştıracaktır.